Facture proforma : définition, différence avec le devis et la facture, modèle gratuit

À quoi sert une facture proforma

• Obtenir un financement : une banque, un organisme de crédit ou un financeur demande souvent le montant exact de l’achat avant de débloquer les fonds.
• Préparer un paiement d’avance : le client connaît le montant à verser avant l’expédition ou le début de la prestation, par exemple à l’export.
• Dédouaner une marchandise : pour un envoi hors de l’Union européenne sans vente (échantillon, cadeau, retour de réparation), la proforma indique la nature et la valeur des biens ; La Poste la demande par exemple pour un envoi non commercial de plus de 380 €.
• Faire valider une commande en interne chez le client, avant l’émission du bon de commande.

Proforma, devis, facture d’acompte, facture

Comme un devis, une proforma qui fixe le prix et que le client accepte, ou paie d’avance, engage le vendeur. Pour un dépannage, une réparation ou un entretien chez un particulier, un devis écrit est obligatoire avant les travaux (arrêté du 24 janvier 2017) : une proforma ne le remplace pas.

Ce que contient une facture proforma

Pour qu’elle serve, la proforma reprend ce que contiendra la facture :

• le titre « Facture proforma », bien visible, avec sa date et sa durée de validité ;
• l’identité du vendeur (nom, SIREN, adresse, forme juridique ou mention « EI ») et celle du client ;
• le détail des produits ou prestations : désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA ;
• les totaux HT, TVA et TTC, ou la mention de franchise de TVA ;
• les conditions de paiement et de livraison, les frais de transport et, à l’export, l’incoterm ;
• pour la douane : la devise, l’origine des marchandises, leur poids et, si besoin, leur code douanier (code SH).

Voir les mentions obligatoires d’une facture, que la facture définitive devra porter.

Les précautions à prendre

• Ne la confondez pas avec une facture : titre « Facture proforma », numérotation à part (par exemple PF-2026-001) et phrase « Ceci n’est pas une facture ». Celui qui mentionne la TVA sur une facture la doit du seul fait de l’avoir facturée (code général des impôts, art. 283, 3) : un document ambigu expose à ce risque.
• Le client ne déduit pas la TVA d’une proforma : seule la facture ouvre ce droit. La proforma ne s’enregistre pas non plus en comptabilité.
• Si le client verse un acompte sur la base de la proforma, émettez une facture d’acompte ; la facture finale déduira cet acompte.
• À la livraison ou à la fin de la prestation, émettez la facture définitive, avec son propre numéro dans la suite des factures. Entre entreprises établies en France, elle sera transmise par une plateforme agréée au plus tard le 1er septembre 2027 (depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI). Pour un client établi à l’étranger, la facture part comme aujourd’hui ; ses données sont transmises par le e-reporting.

Le modèle à télécharger

Le modèle Word reprend la mise en page d’une facture, avec un en-tête « Facture proforma », une date de validité, la date de livraison prévue, un tableau des lignes, les totaux et les conditions de paiement et de livraison. Une phrase en tête rappelle que ce n’est pas une facture. Les champs entre crochets sont à compléter.

• Modèle de facture proforma au format Word (.docx)
• Pour la facture définitive : notre modèle de facture gratuit en Word ou en Excel.

Dans Mavelyx

• Côté ventes, Mavelyx n’émet pas de proforma : envoyez le devis, ou utilisez le modèle Word ci-dessus. Le devis accepté donne ensuite la facture d’acompte, les situations et la facture de solde, sans ressaisie.
• Côté achats, quand vous déposez un document fournisseur pour le faire lire, Mavelyx repère une proforma quand son titre l’indique, et vous le dit avant de créer quoi que ce soit : une proforma n’est pas une dépense, elle ne donne ni TVA déductible ni écriture comptable. Si c’est bien une facture, vous continuez d’un clic. Voir le tutoriel Déposer une facture fournisseur pour la faire lire.

Voir Devis et factures.