GUIDE PRATIQUE MAVELYX · MIS À JOUR LE 26 OCTOBRE 2026
Relance de facture impayée : étapes, mise en demeure, pénalités de retard et modèles de lettres gratuits
Une facture qui n’est pas payée à l’échéance, c’est de la trésorerie qui manque. Plus on relance tôt, plus on a de chances d’être payé. Voici les étapes, de l’e-mail de rappel à l’injonction de payer, le calcul des pénalités de retard, et des modèles de lettres prêts à l’emploi.
Pour une facture impayée, on procède en général ainsi : un rappel courtois quelques jours après l’échéance, une relance écrite doublée d’un appel, puis une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si elle reste sans effet, on passe au recouvrement : procédure simplifiée par commissaire de justice pour une petite créance, ou injonction de payer devant le tribunal. Entre professionnels, les pénalités de retard courent dès le lendemain de l’échéance, sans rappel, et une indemnité forfaitaire de 40 € est due pour chaque facture payée en retard.
Télécharger les modèles de lettres (Word) Calculer les pénalités (Excel)
Les étapes de la relance
| Quand | Quoi | Comment |
|---|---|---|
| Quelques jours après l’échéance | Premier rappel | Courriel courtois avec la facture en pièce jointe : souvent, c’est un oubli. |
| Environ deux semaines après | Relance | Lettre ou courriel plus ferme, rappel des pénalités (client professionnel) ; appel téléphonique pour comprendre le blocage. |
| Si rien ne bouge | Mise en demeure | Lettre recommandée avec accusé de réception, avec un délai pour payer. |
| Après le délai | Recouvrement | Procédure simplifiée par commissaire de justice, ou injonction de payer. |
Deux conseils de l’administration : agir dès les premiers retards, et ne pas multiplier les relances. Si le client conteste la facture, réglez d’abord le litige : relancer ne sert à rien tant qu’il n’est pas résolu. Pendant la relance, prévenez aussi votre équipe commerciale, pour éviter de livrer de nouvelles commandes à crédit. Source : Entreprendre Service Public, fiche F38586.
Quand une facture est-elle en retard ?
Le retard commence le lendemain de la date de paiement indiquée sur la facture. Avec un particulier, le délai est celui convenu dans le devis ou le contrat. Entre professionnels, il est encadré (code de commerce, art. L441-10) :
- 30 jours après la réception des marchandises ou la fin de la prestation, si rien n’est convenu ;
- au plus 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois, si c’est prévu au contrat ;
- au plus 45 jours à compter de la date d’une facture récapitulative (périodique) ;
- des délais particuliers existent pour le transport routier (30 jours) et certains secteurs.
Source : Entreprendre Service Public, fiche F23211, vérifiée le 7 août 2026.
Pénalités de retard et indemnité de 40 €
- Les pénalités de retard courent à partir du lendemain de l’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire. Leur taux figure dans vos conditions générales de vente. Il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Sans taux prévu, c’est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points : 12,40 % pour le second semestre 2026.
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 € par facture payée en retard, même partiellement. Elle n’est pas soumise à la TVA. Si vos frais réels sont plus élevés, vous pouvez demander un complément, justificatifs à l’appui.
- Ces deux mentions doivent figurer sur vos factures et dans vos conditions générales de vente : voir les mentions obligatoires d’une facture.
- Avec un client particulier, ni les pénalités ni l’indemnité de 40 € ne s’appliquent d’office. La mise en demeure fait courir des intérêts au taux légal (code civil, art. 1344-1).
| Calcul | Montant |
|---|---|
| Pénalités : 2 400 € × 12,40 % × 41 / 365 | 33,43 € |
| Indemnité forfaitaire | 40,00 € |
| Total à réclamer en plus de la facture | 73,43 € |
Le tableau Excel gratuit fait ce calcul pour toutes vos factures en retard.
La mise en demeure de payer
C’est la dernière étape amiable. Elle n’est pas toujours obligatoire, mais elle montre que vous avez tout tenté et servira de pièce justificative pour la suite. Elle peut prendre trois formes :
- une lettre recommandée avec accusé de réception, rédigée en termes clairs et formels : c’est la plus courante ;
- une sommation délivrée par un commissaire de justice, plus impressionnante mais payante ;
- une clause du contrat qui prévoit que la seule échéance vaut mise en demeure.
Elle rappelle la facture (numéro, date, montant, échéance), les relances déjà faites, le montant réclamé avec les pénalités et l’indemnité, et le délai accordé (huit jours, par exemple), puis annonce la procédure qui suivra. Le modèle Word gratuit contient une mise en demeure prête à compléter.
Cas du sous-traitant accepté par le maître d’ouvrage, et dont les conditions de paiement ont été agréées : impayé, il met d’abord en demeure l’entrepreneur principal, avec copie au maître d’ouvrage ; il peut se retourner contre ce dernier un mois plus tard (loi du 31 décembre 1975, art. 12).
Après la mise en demeure : recouvrer la créance
| Procédure | Pour quelles créances | Comment | Coût |
|---|---|---|---|
| Procédure simplifiée de recouvrement des petites créances | Jusqu’à 5 000 €, hors créances entre commerçants | Un commissaire de justice invite le débiteur à un accord ; il a un mois pour répondre. L’accord donne un titre exécutoire. | 14,92 € de dépôt, 29,76 € pour le titre, puis un émolument prélevé sur les sommes encaissées |
| Injonction de payer | Quel que soit le montant | Requête écrite au tribunal de commerce ou des activités économiques (entre commerçants, formulaire Cerfa n° 12946) ou au tribunal judiciaire (Cerfa n° 12948), sans audience. L’ordonnance est signifiée dans les 3 mois ; le débiteur a un mois pour faire opposition. | 33,47 € de greffe au tribunal de commerce, rien au tribunal judiciaire, plus la signification par commissaire de justice |
Une procédure simplifiée pour les créances entre commerçants doit entrer en vigueur au plus tard le 31 décembre 2026. Vous pouvez aussi confier le dossier à une société de recouvrement, ou céder vos factures à un factor. Sources : Entreprendre Service Public, fiches F38307 (vérifiée le 16 octobre 2026) et F38156 (vérifiée le 1er septembre 2026).
Si la créance devient définitivement irrécouvrable, la TVA déjà reversée peut être récupérée : voir la facture d’avoir et le cas de l’impayé.
Combien de temps pour agir ?
- Entre professionnels : 5 ans (code de commerce, art. L110-4 ; code civil, art. 2224 si aucun n’est commerçant).
- D’un professionnel envers un particulier, pour les biens ou services fournis : 2 ans (code de la consommation, art. L218-2).
N’attendez pas la fin de ces délais : plus une facture est ancienne, plus elle est difficile à recouvrer.
Les modèles à télécharger
- Modèles de lettres (Word) : premier rappel par courriel, relance écrite et mise en demeure en recommandé, avec les variantes pour un client professionnel ou particulier. Les champs entre crochets sont à compléter.
- Calcul des pénalités (Excel) : une ligne par facture en retard (client, numéro, échéance, montant restant dû, client professionnel ou non). Les jours de retard, les pénalités, l’indemnité de 40 € et le total dû se calculent à la date du jour ; une colonne suit l’étape de la relance. Effacez les deux lignes d’exemple avant de commencer.
En pied de page, les modèles portent le nom et l’adresse du site de Mavelyx (et son logo pour le Word) : vous pouvez les retirer.
Relancer ses factures dans Mavelyx
- Relances automatiques : un rappel part tout seul 3 jours puis 15 jours après l’échéance, en semaine vers 9 h, depuis votre boîte d’envoi (Gmail ou une autre boîte reliée), ou à défaut par Mavelyx à votre nom ; la facture doit porter une adresse de courriel. Chaque relance est notée dans le journal de la facture, et une case permet de les couper facture par facture.
- Relance à la main : sur une facture en retard, le bouton « Relancer » affiche le reste dû et les pénalités courues, puis propose d’envoyer le rappel par courriel, de l’imprimer, ou d’imprimer une mise en demeure.
- Suivi : la liste des règlements à encaisser montre ce qui est échu et impayé.
Voir les tutoriels Relancer une facture impayée et Lire les règlements à encaisser, et notre guide du suivi des factures clients.
Questions fréquentes
Comment relancer une facture impayée ?
Envoyez un rappel courtois quelques jours après l’échéance, puis une relance plus ferme accompagnée d’un appel. Si rien ne bouge, adressez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, avant d’engager une procédure de recouvrement.
Quand envoyer une mise en demeure pour une facture impayée ?
Quand les relances sont restées sans effet, en général quelques semaines après l’échéance. Elle fixe un dernier délai pour payer (huit jours, par exemple) et annonce la procédure qui suivra.
Comment calculer les pénalités de retard ?
Montant restant dû × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365, à partir du lendemain de l’échéance. Sans taux prévu dans les conditions de vente, c’est le taux de la BCE majoré de 10 points : 12,40 % au second semestre 2026. Entre professionnels, ajoutez 40 € d’indemnité par facture.
L’indemnité de 40 € s’applique-t-elle à un particulier ?
Non. Elle ne concerne que les factures entre professionnels. Avec un particulier, la mise en demeure fait courir des intérêts au taux légal.
Quel recours après une mise en demeure restée sans réponse ?
Pour une créance jusqu’à 5 000 € qui n’est pas entre commerçants, la procédure simplifiée de recouvrement par commissaire de justice. Sinon, une requête en injonction de payer devant le tribunal de commerce ou le tribunal judiciaire.
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