Gestion des sous-traitants : les pièces se relancent seules, les contrats sont contrôlés.
Mavelyx demande à vos sous-traitants leurs attestations avant qu’elles ne périment, range chaque document reçu, vous alerte quand la vigilance n’est plus à jour et vérifie le contrat de sous-traitance avant de l’imprimer. Vous gardez le marché de chaque sous-traitant, ses avenants et ses acomptes au même endroit.
Interface réelle du logiciel, octobre 2026 · Données fictives · Cliquez pour agrandir.
Les écrans et les outils disponibles dépendent de votre offre et de vos droits d’accès.
POURQUOI SUIVRE SES SOUS-TRAITANTS
Ce que la loi demande au donneur d’ordre
Dès qu’un contrat atteint 5 000 € HT, vous devez obtenir de votre sous-traitant une attestation de vigilance URSSAF, en vérifier l’authenticité, et un justificatif d’immatriculation, à la signature puis tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat. Faute de quoi, si un procès-verbal pour travail dissimulé est dressé contre le sous-traitant, vous pouvez être tenu solidairement de ses impôts, cotisations (pénalités et majorations comprises) et salaires impayés (code du travail, art. L8222-2 ; Entreprendre Service Public). Le contrat lui-même a ses règles : en marché privé, l’article 14 de la loi du 31 décembre 1975 impose une garantie de paiement du sous-traitant, par caution ou délégation de paiement ; sans elle, le contrat encourt la nullité. Pour des travaux immobiliers sous-traités, le sous-traitant facture hors taxe avec la mention « autoliquidation » et c’est vous, entreprise assujettie, qui déclarez la TVA (voir notre guide de l’autoliquidation de la TVA en sous-traitance).
Chaque matin de semaine, Mavelyx fait le bilan des pièces de chaque sous-traitant actif dont la fiche porte un courriel : ce qui manque, ce qui est périmé, ce qui expire dans les 15 jours. S’il y a quelque chose à demander, un courriel « Documents à renouveler » part avec la liste et un bouton « Déposer mes documents ». Pas plus d’un courriel tous les 7 jours, et trois au plus pour une même liste ; le bouton « Demander les pièces maintenant » envoie la demande tout de suite.
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Un dépôt sans compte pour le sous-traitant
Le sous-traitant ouvre le lien reçu, valable 30 jours, et dépose ses fichiers en PDF, JPEG ou PNG. Il n’a pas besoin de compte et ne voit rien de ce qui est déjà au dossier. Les documents reçus restent « à vérifier » jusqu’à votre validation.
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Chaque document lu, contrôlé et archivé
Déposez plusieurs pièces d’un coup : Mavelyx lit le type, les dates et le SIRET, compare avec la fiche et prévient si le document porte un autre SIREN. Un scan est à relire ; si rien n’a pu être lu, vous complétez le type et les dates à la main. La nouvelle pièce fait passer l’ancienne en archive, pour prouver sur quelle attestation vous vous êtes appuyé à une date donnée. Pour une attestation URSSAF, vérifiez aussi son authenticité sur urssaf.fr avec son code de sécurité : la loi vous le demande.
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Des alertes de vigilance qui tiennent compte du montant
La vue « Vigilance » compte les six mois de l’attestation URSSAF et surveille la décennale, la qualification RGE, l’attestation fiscale et le RIB. Une alerte devient critique quand les contrats en cours du sous-traitant, avenants compris, atteignent 5 000 € HT. La qualification RGE est relue sur la liste de l’ADEME à partir du SIRET.
Le dossier administratif d’une fiche sous-traitant · Interface réelle, données fictives.
Les pièces suivies pour chaque sous-traitant
Pièce
Validité retenue
Attestation de vigilance URSSAF
6 mois
Attestation de régularité fiscale
12 mois
Extrait Kbis
3 mois
Assurance décennale
Date de fin de l’attestation
Liste des salariés étrangers
6 mois
RC, RIB, qualification RGE
Facultatives
Le bilan des pièces de chaque fiche sous-traitant dans Mavelyx : « En règle » ou « N pièces manquantes ou périmées ».
Un contrat de sous-traitance contrôlé avant l’impression
« Nouveau contrat » crée un brouillon relié au sous-traitant, avec l’autoliquidation cochée, une retenue de garantie de 5 % et un paiement à 45 jours, que vous ajustez. Les prestations se saisissent ligne par ligne, avec les prix du sous-traitant proposés, ou se reprennent depuis un devis.
À l’impression, Mavelyx bloque un contrat sans objet, sans sous-traitant, à montant nul, sans garantie de paiement, avec une retenue ou un délai hors plafond, sans attestation de vigilance au-dessus du seuil ou avec une décennale expirée. Le document imprimé est rangé dans le Drive. « Envoyer au sous-traitant » lui adresse le PDF et un lien pour le consulter.
Sur un contrat signé, d’autres alertes restent visibles : sous-traitant non présenté au maître de l’ouvrage, autoliquidation non prévue, retenue au-delà de 5 %, délai de paiement au-delà de 60 jours.
Le marché de chaque sous-traitant, suivi jusqu’au solde
Sur chaque commande, ajoutez les avenants (travaux en plus ou en moins) et les acomptes par avancement. La carte « Le suivi du marché » affiche le marché initial, les avenants, le marché total HT, le facturé, le payé, la retenue de garantie et le reste à facturer. Si les acomptes dépassent le marché, Mavelyx signale qu’un avenant manque peut-être.
Le planning de disponibilité montre, ligne par ligne, les lots confiés à chaque sous-traitant ; deux lots qui se chevauchent passent en rouge. Dans une étude de prix, l’onglet Fournisseurs indique à qui vous confiez chaque lot et signale une attestation de vigilance manquante ou de plus de six mois.
Les contrôles de Mavelyx et la règle qu’ils suivent
Contrôle
Règle
Attestation de vigilance de moins de 6 mois
Obligation de vigilance, dès 5 000 € HT (code du travail, L8222-1 et D8222-5)
Garantie de paiement présente
Loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975, article 14
Autoliquidation de la TVA
Sous-traitance de travaux immobiliers (CGI, art. 283-2 nonies)
Retenue de garantie de 5 % au plus
Loi n° 71-584 du 16 juillet 1971
Accès, formule et tutoriels
Disponibilité
Module BTP
Conditions
Le module BTP est compris, sans supplément, dans la formule Entreprise & équipe. Le gérant crée et envoie les contrats ; le conducteur de travaux les consulte. Détail sur la page Tarifs.
Essai
14 jours sans carte bancaire, puis abonnement. Vos données restent consultables et exportables 12 mois si vous arrêtez.
Mavelyx relance-t-il automatiquement les attestations des sous-traitants ?
Oui. Chaque matin de semaine, Mavelyx fait le bilan des pièces de chaque sous-traitant actif dont la fiche porte un courriel et, s’il manque ou expire quelque chose dans les 15 jours, envoie un courriel avec un lien de dépôt. Pas plus d’un courriel tous les 7 jours, trois au plus pour une même liste.
Le sous-traitant doit-il créer un compte Mavelyx ?
Non. Il dépose ses documents par le lien reçu, valable 30 jours, en PDF, JPEG ou PNG. Il ne voit rien de ce qui est déjà dans son dossier.
À partir de quel montant l’obligation de vigilance s’applique-t-elle ?
Dès 5 000 € HT, commande et avenants cumulés. Le donneur d’ordre doit alors obtenir l’attestation de vigilance URSSAF, en vérifier l’authenticité, et un justificatif d’immatriculation à la signature, puis tous les six mois jusqu’à la fin du contrat.
Mavelyx vérifie-t-il l’authenticité de l’attestation URSSAF ?
Non. Mavelyx lit le document, contrôle ses dates et son SIRET, et vous rappelle de vérifier l’attestation sur urssaf.fr avec son code de sécurité. Cette vérification est à votre charge : le code du travail (art. D8222-5) la demande au donneur d’ordre.
Le sous-traitant peut-il signer le contrat en ligne ?
Non. Il reçoit le contrat ou la commande en PDF, avec un lien pour le consulter. La signature se fait sur le document imprimé.
Dans quelle formule se trouve la gestion des sous-traitants ?
Dans le module BTP, compris sans supplément dans la formule Entreprise & équipe. Vous pouvez l’essayer 14 jours sans carte bancaire.
