Gestion de stock sur Excel : modèle gratuit à télécharger, formules et limites

Le principe : un journal des mouvements

L’erreur la plus fréquente est de tenir une colonne « stock » que l’on corrige à la main à chaque livraison. Au bout de quelques semaines, personne ne sait plus pourquoi le chiffre a changé. Avec un journal, chaque variation a sa ligne, sa date et son motif : le stock se recalcule seul, et un écart avec le dépôt se retrouve en relisant les lignes.

• Une entrée : réception fournisseur, retour client.
• Une sortie : vente, consommation sur un chantier, casse.
• Un inventaire : on enregistre l’écart constaté comme une entrée ou une sortie, avec le commentaire « inventaire ».

Le modèle à télécharger

Le fichier contient trois onglets :

• Mode d’emploi : ce qu’il faut saisir et ce qui se calcule.
• Articles : référence, désignation, unité et seuil d’alerte à saisir (cellules en bleu sur fond jaune) ; entrées, sorties, stock, prix moyen des entrées, valeur indicative et alerte calculés. L’alerte affiche « À commander » au seuil, « Épuisé » à zéro et « Négatif : vérifier » si les sorties dépassent les entrées, signe d’une erreur de saisie.
• Mouvements : date, référence (choisie dans la liste des articles), type (« Entrée » ou « Sortie », toute autre valeur est refusée), quantité, prix d’achat unitaire HT pour les entrées, montant HT calculé, commentaire.

Trois articles d’exemple montrent le format attendu : avant de commencer, effacez seulement les cellules jaunes, jamais les colonnes calculées. Le modèle est prévu pour 200 articles et 2 000 mouvements ; au-delà, recopiez les formules vers le bas. Le fichier porte le logo et l’adresse de Mavelyx, et s’ouvre dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.

Télécharger le modèle de gestion de stock (.xlsx)

Les formules utilisées

Le seuil d’alerte se règle au point de commande : consommation moyenne par jour × délai de livraison + stock de sécurité. Voir le stock de sécurité et le point de commande.

Le prix moyen des entrées est une moyenne des prix d’achat pondérée par les quantités, sur toutes les entrées depuis le début du fichier : un repère pour estimer la valeur du stock. Ce n’est ni un coût moyen pondéré recalculé après chaque entrée, ni un coût moyen de période, les deux méthodes comptables admises. Pour la clôture, voir la valorisation des stocks et votre expert-comptable.

Les limites d’Excel

• Pas de rôles ni de verrouillage : même partagé dans Excel en ligne ou Google Sheets, chacun peut modifier ou effacer un mouvement passé, et rien n’oblige à saisir la sortie faite sur le chantier.
• Aucun lien avec les ventes et les achats : le devis, la commande fournisseur et la facture se ressaisissent ailleurs, avec le risque d’oubli.
• Des formules fragiles : une ligne insérée au mauvais endroit, une référence mal orthographiée, et un article disparaît du calcul sans prévenir.
• Pas de journal des écarts : un stock corrigé à la main ne garde ni le motif ni l’auteur de la correction ; l’historique des versions, quand il existe, ne remplace pas un inventaire tracé.

Quand passer à un logiciel

Le tableur tient tant que le stock est petit et suivi par une seule personne. Les signes qu’il ne suffit plus : plusieurs personnes sortent du matériel, les écarts à l’inventaire se répètent, vous ressaisissez les articles dans vos devis, ou vous découvrez les ruptures au dépôt.

Dans le logiciel de gestion de stock de Mavelyx (formule Entreprise & équipe), le principe est le même, mais relié au reste : le catalogue sert aux devis et aux commandes fournisseurs, les quantités viennent du journal des mouvements, l’inventaire garde la trace des écarts, le stock est valorisé au coût moyen pondéré, et les articles sous le seuil sont signalés au tableau de bord.