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Menu : Fiche sous-traitant › bloc « Dossier administratif » : « Déposer des documents », pièces « Reçus en ligne, à vérifier » avec « Ouvrir », « Refuser », « Valider »
Qui peut le faire : écriture de pieces et soustraitants : gérant
Module : BTP ; le coffre à pièces /api/pieces…
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Comment procéder
Ouvrez la fiche du sous-traitant, descendez à « Dossier administratif ».
Cliquez « Déposer des documents » et choisissez PDF, scans ou photos.
Relisez ce que le logiciel a lu, puis rangez.
Questions fréquentes
Que faire quand le document porte un autre SIREN ?
Le logiciel prévient : « ce n'est peut-être pas la bonne entreprise ». Vérifiez avant de ranger.
Une pièce refusée est supprimée ?
Non : « Pièce refusée : elle reste dans l'historique. »
Pourquoi l'échéance est marquée calculée ?
La date n'était pas écrite sur le document ; elle est déduite de la durée légale. Confirmez-la.
Comment vérifier l'attestation urssaf ?
Vérifiez-la sur le site urssaf.fr avec son code de sécurité. Le logiciel l'indique : « Vérifiez l'authenticité sur urssaf.fr avec le code de sécurité. »
Les erreurs fréquentes
- « Le document porte le SIREN …, la fiche … : ce n'est peut-être pas la bonne entreprise. »
Quand : contrôle rouge au dépôt d'une pièce quand les 9 premiers chiffres du SIRET lu ne sont pas ceux de la fiche
Que faire : vérifiez que le document est bien celui de ce sous-traitant ; si la fiche a un mauvais SIRET, corrigez-la ; sinon refusez la pièce - « Rien n'a pu être lu : complétez type et dates à la main. »
Quand : contrôle rouge quand ni le texte du PDF ni la reconnaissance d'image n'ont rien donné
Que faire : choisissez le type de pièce et saisissez les dates d'émission et d'échéance à la main - « Scan lu par reconnaissance de caractères : relisez les dates. »
Quand : contrôle orange quand les dates viennent d'une image lue par OCR (vision ou tesseract)
Que faire : comparez les dates proposées avec le document et corrigez-les avant de valider - « Pièce refusée : elle reste dans l'historique. »
Quand : après le clic sur « Refuser » d'une pièce déposée ; elle passe à l'état « refusée » sans être supprimée
Que faire : redemandez la bonne pièce au sous-traitant et déposez-la ; la refusée reste consultable